Secrétaire téléphonique
Emploi Administrations - Institutions
Lons-le-Saunier, 39, Jura, Bourgogne-Franche-Comté
Secrétariat particulier du secrétaire général : accueil téléphonique et gestion des appels, gestion des agendas, organisation des audiences, des déplacements et de certaines réunions de la secrétaire générale et du directeur de cabinet. Gestion de l'agenda et des appels téléphoniques de M. le préfet et Mme la Directrice de Cabinet en l'absence de son secrétaire particulier. Gestion des flux de courriers et de signatures des parapheurs préfecture et DDI. Mise à la signature des documents émanant des DDI et de la DREAL. Suivi de la préparation des dossiers SG (et préfet en cas d'absence du secrétaire particulier) ; relance des services en tant que de besoin et transmission par voie dématérialisée à la SG et au préfet. Suivi du budget de fonctionnement des résidences de la secrétaire générale et du directeur de cabinet, de leurs dépenses de représentation. Procédure de validation des congés des personnels de résidence et des directeurs. Suivi des soins psychiatriques sur demande du représentant de l'État (SDRE) en liaison avec l'ARS BFC. Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d'invitations, plans de table, cavaliers, menus.)
